Como organizar eventos corporativos

Como organizar eventos corporativos

como organizar eventos corporativosLos eventos corporativos son una excelente herramienta para fidelizar clientes y motivar a los empleados, a través del fortalecimiento de vínculos entre las personas que componen una empresa. Dentro de los beneficios que sugiere este tipo de eventos, nos encontramos con Notoriedad de la marca, comunicación directa, sin intermediarios, nos da la oportunidad de posicionarnos sobre nuestra competencia, nos da visibilidad. En esta nota vamos a contarte como organizar eventos corporativos  creativos que cumplan con el objetivo deseado.

Para lograrlo, tenemos que definir qué tipo de evento es el apropiado para lo que queremos comunicar. Dentro de los principales, encontramos: Conferencias, Congresos y Seminarios, Workshops, Ferias y Exposiciones, Encuentros con la Prensa, Presentación de un Producto, Foros, Fiesta de Fin de Año…

Debido a que estamos próximos a terminar el año, vamos a centrarnos y a contarte cómo organizar esta fiesta, que propone mucha diversión y que probablemente sea el momento adecuado para fortalecer vínculos entre nuestros empleados y directivos.

Como event planners, nos ocupamos del scouting de proveedores y de resolver estos cuestionamientos… qué locación es la elegida? Podemos hacerlo en el SUM de la empresa? Si el lugar elegido no es la empresa, debemos tener en cuenta el tiempo de reserva, debido a que son meses de mucha intensidad a lo que a eventos se refiere. Una vez definida la locación, nos centramos en el cátering… vamos a usar la modalidad fingerfood o la propuesta es más formal? Tener en cuenta que probablemente tengamos que contratar una barra extra para la recepción de los invitados. Vamos a contratar un show especial? Una banda de música o un maestro de ceremonias? Cómo vamos a ambientar el salón? Tenemos una propuesta creativa que represente a nuestra marca? Va a ser una fiesta temática? Qué podemos sortear cuando sea el final de la fiesta? Hay algún reconocimiento especial para algún empleado?

La planificación, los detalles y el desarrollo integral del evento, son los que van a garantizar el éxito del mismo.

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Como hacer ambientación de fiestas

La ambientación tiene que ver con generar espacios que representen la idea general de un evento para que fluya equilibradamente. Cuando hables con tu event planner acerca de este tema, tené en cuenta los siguientes tips y consejos para que nada falle.

Como hacer ambientación de fiestas

 

Todo empieza en la locación elegida. El salón cuenta con el mobiliario ideal? Hace falta alquilar mesas y sillas? living? Cuenta con un sector al aire libre? El evento es de día o de noche?Existe algún espacio que queramos modificar u ocultar?

Cuando decidimos ambientar, tenemos que evaluar entonces qué sectores de la locación elegida van a ser resaltados y para qué. Si tenemos una recepción, si vamos a crear un espacio para photo opportunity, si vamos a ambientar el acceso al lugar, la mesa dulce, el sector de los regalos o souvenirs, si es una Boda qué tipo de ceremonia es la elegida, si requiere altar o no…

En principio debemos conocer aquellos elementos de los que disponemos para luego evaluar la posibilidad de contratar aquellos que nos hacen falta. Y en este punto es fundamental conocer a los proveedores con quienes estamos trabajando, como así también los costos del traslado de los elementos, la demora en el armado y el desarme, cuánto tiempo antes del evento se puede ingresar y todo detalle que necesitemos para la contratación de ese servicio…

Recolectar toda la información del lugar y conocer todo lo que nos ofrece es lo que nos va a terminar definiendo el plan de ambientación. Sólo resta definir una temática y diagramar un diseño que nos identifique.

Las flores son las grandes aliadas de cualquier ambientación, pero para el armado de las mesas, te aconsejamos que uses arreglos florales bajos para que no obstruyan en la visual de los comensales y que su aroma no sea muy prominente, ya que esto muchas veces interfiere en el sabor de las comidas. Coordinar con el catering la mantelería y la vajilla a utilizar son clave para que todo esté en perfecto equilibrio.

Telas, luces, alfombras, sillones, arcos, flores… un sinfín de elementos para lograr la propuesta. Sólo nos queda decirte que no hay límites a la hora de ambientar, te recomendamos elegir un equipo ambientador creativo, que logre descifrar tus deseos y los lleve a cabo para que ese día, el día D, sólo disfrutes y puedas sorprenderte y admirar los resultados

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