​A la hora de planificar un evento, de pensarlo y diagramarlo, se nos presentan una serie de cuestionamientos y dudas… para que puedas ordenarte y llegar al objetivo deseado, es necesario seguir una serie de pasos, los que seguramente el profesional en organización de eventos que elijas te facilitará. En esta nota vamos a contarte cuales son las etapas de la organización de eventos.

Cuales son las etapas de organizacion de eventos

Planificar un evento implica 3 instancias fundamentales: el pre-evento, el durante y el después del evento. Es necesario que cada etapa se realice de manera ordenada y que contenga una estrategia de acción, debido a que las acciones que tomemos en cualquiera de estas 3 etapas, va a repercutir necesariamente en las demás. En líneas generales, vamos a hacer una lista de lo que requiere a grandes rasgos cada etapa, aunque esto va a estar supeditado al tipo de evento.

Pre-evento

Es el momento en el que nos planteamos el propósito u objetivo del evento. Es la etapa en la que se planifica y se organiza el equipo de trabajo. A tener en cuenta:

  • Objetivos del evento
  • Público objetivo
  • Tipo de evento
  • Lugar y fecha: búsqueda y reserva con anticipación
  • Lista e invitación de invitados
  • Elaboración de Presupuesto
  • Definir programación del evento (agenda)
  • Proveedores: cotización, evaluación y elección
  • Contratación de proveedores y facturación
  • Promoción y divulgación
  • Comercialización del evento
  • Diseño e Impresión

En el evento o Durante el evento

Llega el día esperado, el día D para cualquier profesional de la organización de eventos. Es la hora de coordinar al equipo y supervisar la logística. Tené en cuenta en esta etapa:

  • Acreditación de invitados
  • Timing
  • Señalización del evento
  • Montaje del salón u ambientación
  • Catering (Coffe break, cena, buffet)
  • Coordinación con proveedores

Post- evento

Esta es la última etapa pero no la menos importante. Es cuando evaluamos el impacto en el equipo de trabajo, en el cliente y en el público objetivo. Por supuesto que va a estar determinada de acuerdo al tipo de evento pero en líneas generales, en esta etapa tenemos que ocuparnos de:

  • Desmontaje
  • Cancelaciones con proveedores
  • Calificación de los proveedores y equipos de trabajo (calidad y cumplimiento)
  • Análisis final (puntos fuertes y a mejorar)
  • Agradecimientos y feedback

Cuando decidas encarar un evento, siempre tené en cuenta estas 3 etapas. La organización, la claridad, la planificación y el detalle, son las cualidades del organizador de eventos para lograr los objetivos deseados por el cliente.

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