Que ofrece un organizador de eventos

Que ofrece un organizador de eventos

A la hora de planificar un evento, cualquiera sea la índole del mismo, debemos tener en cuenta las habilidades y conocimientos de un organizador profesional. Esto va a ser clave para lograr los objetivos deseados… en esta nota te vamos a explicar que ofrece un organizador de eventos, sus servicios y competencias, para que siempre tengas en cuenta la importancia de sus tareas y cómo se vinculan con los resultados del mismo.

Que ofrece un organizador de eventos

Dentro de las funciones específicas y a través de reuniones periódicas con sus clientes, el organizador detecta el perfil del evento, lo crea, planifica, produce y ejecuta de principio a fin. Esto incluye el scouting y contratación de todos los proveedores y la elección de un equipo de trabajo que mejor se adapte al evento. La locación,las listas de invitados, la ambientación, la técnica, el cátering, los shows especiales, timing, y todo lo que el evento necesita.

Plantea el trabajo con anticipación y prioriza tareas optimizando tiempo y recursos. Es responsable y coordina con proveedores y personal todo el proceso, cuidando en detalle que todo sea tal cual se planificó cumpliendo con las condiciones pactadas.

Pero también un organizador debe tener vocación de servicio, ser sociable, discreto, saber liderar equipos de trabajo, tener habilidades de negociación y para resolver problemas, tener capacidad de adaptación, ser responsable. Estar disponible y ser analítico de diferentes situaciones, muchas veces trabajando bajo presión.

Un event planner entonces tiene que ver con vincular la naturaleza del evento con las necesidades y proyectos del cliente y cómo éstas pueden ajustarse al público al que va dirigido. Cuando decidas encarar tu evento, no te olvides de buscar la ayuda de un profesional, te aseguramos que el éxito del mismo tiene que ver con cuidar en detalle de todo el proceso.

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Cuales son las etapas de organizacion de eventos

Cuales son las etapas de organizacion de eventos

​A la hora de planificar un evento, de pensarlo y diagramarlo, se nos presentan una serie de cuestionamientos y dudas… para que puedas ordenarte y llegar al objetivo deseado, es necesario seguir una serie de pasos, los que seguramente el profesional en organización de eventos que elijas te facilitará. En esta nota vamos a contarte cuales son las etapas de la organización de eventos.

Cuales son las etapas de organizacion de eventos

Planificar un evento implica 3 instancias fundamentales: el pre-evento, el durante y el después del evento. Es necesario que cada etapa se realice de manera ordenada y que contenga una estrategia de acción, debido a que las acciones que tomemos en cualquiera de estas 3 etapas, va a repercutir necesariamente en las demás. En líneas generales, vamos a hacer una lista de lo que requiere a grandes rasgos cada etapa, aunque esto va a estar supeditado al tipo de evento.

Pre-evento

Es el momento en el que nos planteamos el propósito u objetivo del evento. Es la etapa en la que se planifica y se organiza el equipo de trabajo. A tener en cuenta:

  • Objetivos del evento
  • Público objetivo
  • Tipo de evento
  • Lugar y fecha: búsqueda y reserva con anticipación
  • Lista e invitación de invitados
  • Elaboración de Presupuesto
  • Definir programación del evento (agenda)
  • Proveedores: cotización, evaluación y elección
  • Contratación de proveedores y facturación
  • Promoción y divulgación
  • Comercialización del evento
  • Diseño e Impresión

En el evento o Durante el evento

Llega el día esperado, el día D para cualquier profesional de la organización de eventos. Es la hora de coordinar al equipo y supervisar la logística. Tené en cuenta en esta etapa:

  • Acreditación de invitados
  • Timing
  • Señalización del evento
  • Montaje del salón u ambientación
  • Catering (Coffe break, cena, buffet)
  • Coordinación con proveedores

Post- evento

Esta es la última etapa pero no la menos importante. Es cuando evaluamos el impacto en el equipo de trabajo, en el cliente y en el público objetivo. Por supuesto que va a estar determinada de acuerdo al tipo de evento pero en líneas generales, en esta etapa tenemos que ocuparnos de:

  • Desmontaje
  • Cancelaciones con proveedores
  • Calificación de los proveedores y equipos de trabajo (calidad y cumplimiento)
  • Análisis final (puntos fuertes y a mejorar)
  • Agradecimientos y feedback

Cuando decidas encarar un evento, siempre tené en cuenta estas 3 etapas. La organización, la claridad, la planificación y el detalle, son las cualidades del organizador de eventos para lograr los objetivos deseados por el cliente.

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Cómo hacer catering para eventos

Cómo hacer catering para eventos

Cómo hacer catering para eventos​Si hablamos de pilares en la organización de eventos, sin dudas uno de los más importantes es el catering. Tu celebración será recordada por este tema… En esta nota te vamos a contar como hacer catering para eventos, de modo tal que el recuerdo entre tus invitados sea el que siempre deseaste.

El primer tip es calcular con la mayor exactitud posible la cantidad de invitados, sexos y edades… si, parece exagerado pero es fundamental diferenciar estos rangos de edades porque difieren mucho en el consumo de comida y bebida que hacen.

El evento es de día o de noche? No se suele ofrecer el mismo menú de día que de noche. Tampoco las mismas cantidades. Generalmente, en eventos de día se come más que en eventos de noche, aunque en estos últimos, se consume más bebidas que en los primeros.

Tené en cuenta que la época del año es un factor importante a tener en cuenta. No se consume lo mismo en eventos de verano que en eventos de invierno. En lo que se refiere a comida, no se sirve lo mismo… en cuanto a las bebidas, en verano el consumo es mayor.

Cuando hagas la selección del menú, siempre tené en cuenta el tipo de evento y a tus invitados… Necesitas de una recepción, entrada, plato principal y postre? Quizás la modalidad de fingerfood será la que mejor se adapte? Cazuelas, menú gourmet, estilo tradicional? Como verás, son innumerables la cantidad de opciones que existen para armar tu propio menú.Sin dudas el que elijas deberá ir de la mano del timing y de la locación elegida…

El catering que elijas va a ser uno de los grandes determinantes del éxito o no de tu evento. Es fundamental que tu organizador de eventos consiga al mejor proveedor de este servicio, donde seguramente existirán instancias de degustación para conocer todo lo que se va a ofrecer. Él será el que tenga todos los detalles y el encargado de coordinar todos los pasos a seguir para que nada falle!

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Como se clasifican los eventos empresariales

Como se clasifican los eventos empresariales

Como se clasifican los eventos empresarialesUn evento es una herramienta de comunicación, transmite información. En el ámbito empresarial o corporativo, es un acto que sirve a su empresa para dar a sus clientes la oportunidad de acercamiento directo con la empresa, lo que resultará en el logro de fidelización entre los objetivos, clientes y empleados.

Los objetivos que se persiguen son:

  • Superación de objetivos.
  • Motivación de los empleados.
  • Formación de equipos.
  • Anuncios.
  • Aniversarios.
  • Vinculación de los empleados.
  • Incentivo en las fuerzas de ventas, entre otros.

Los eventos empresariales, de acuerdo al objetivo que persigan, se pueden clasificar en:

Almuerzo o Desayuno de Trabajo: Dirigidos a ejecutivos empresariales y potenciales clientes. Duración aproximada 2 horas. Este tipo de eventos es aconsejable para un grupo reducido de personas para lograr un intercambio fluido.

Charlas y coloquios: Reuniones y disertaciones orales en las que se convoca a un número limitado de personas para que debatan un problema.

Conferencias: Evento interactivo y dinámico, que permite a los miembros de la audiencia interactuar con los asistentes para discutir opiniones y resultados. Suelen tener múltiples sesiones que tienen lugar al mismo tiempo. Los asistentes comparten conocimiento e información.

Congresos: Son reuniones de personas promovidas generalmente por una empresa o asociación, con la finalidad de sacar algo nuevo dentro del sector. Varios oradores exponen y debaten sobre algún tema específico. Generalmente este tipo de evento se organiza con mucho tiempo de anticipación, para cierta cantidad de personas, en un salón o auditorio de gran capacidad y siguiendo una logística impecable.

Convenciones: Al igual que los anteriores, las Convenciones son reuniones de personas promovidas por empresas, con la diferencia de que estas últimas generalmente están dirigidas a fuerzas de venta, comerciales. Su objetivo principal es el de debatir asuntos propios para decidir y buscar las alternativas que mejor vayan a la empresa. Son esenciales para alcanzar nuevos objetivos.

Ferias y Exposiciones: Son una herramienta de promoción para acceder y desarrollar mercados. Este intercambio de información, es necesario para ampliar o rever los objetivos de tu empresa. Son fundamentales a la hora de la promoción comercial de la organización porque facilitan el acceso y la permanencia de un producto en un determinado mercado. Genera nuevos contactos relevantes de un determinado sector y el acercamiento a nuevas tendencias.

Aniversarios:Como las personas, las empresas también cumplen años y es un momento ideal para conseguir publicidad en los medios de comunicación, reforzar relaciones con clientes, proveedores y empleados y motivar y generar un sentido de pertenencia entre los trabajadores de tu empresa.

Lanzamiento de un producto:Son muy eficaces para crear ruido entre clientes, proveedores y medios de comunicación. Este tipo de evento está dirigido a empleados, medios de comunicación, clientes, personalidades del sector público y privado, proveedores y aliados de la compañía.

Programas de Incentivos o integración en empleados (Team Building)El objetivo es construir la productividad de sus empleados. Esto se logra a través de actividades que generan confianza, fortalecen las relaciones y aumento de la moral. Un evento de incentivo, está destinado a renovar la lealtad de los empleados, así como la lealtad del consumidor.Si los empleados están desmotivados y los clientes parecen estar perdiendo el interés, entonces un evento de incentivos podría ser lo que necesita para rejuvenecer su marca.

Resulta fundamental que el event planner tenga en claro el objetivo para recomendarte el tipo de evento que mejor se adapte para conseguir los resultados deseados.

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Como organizar eventos corporativos

Como organizar eventos corporativos

como organizar eventos corporativosLos eventos corporativos son una excelente herramienta para fidelizar clientes y motivar a los empleados, a través del fortalecimiento de vínculos entre las personas que componen una empresa. Dentro de los beneficios que sugiere este tipo de eventos, nos encontramos con Notoriedad de la marca, comunicación directa, sin intermediarios, nos da la oportunidad de posicionarnos sobre nuestra competencia, nos da visibilidad. En esta nota vamos a contarte como organizar eventos corporativos  creativos que cumplan con el objetivo deseado.

Para lograrlo, tenemos que definir qué tipo de evento es el apropiado para lo que queremos comunicar. Dentro de los principales, encontramos: Conferencias, Congresos y Seminarios, Workshops, Ferias y Exposiciones, Encuentros con la Prensa, Presentación de un Producto, Foros, Fiesta de Fin de Año…

Debido a que estamos próximos a terminar el año, vamos a centrarnos y a contarte cómo organizar esta fiesta, que propone mucha diversión y que probablemente sea el momento adecuado para fortalecer vínculos entre nuestros empleados y directivos.

Como event planners, nos ocupamos del scouting de proveedores y de resolver estos cuestionamientos… qué locación es la elegida? Podemos hacerlo en el SUM de la empresa? Si el lugar elegido no es la empresa, debemos tener en cuenta el tiempo de reserva, debido a que son meses de mucha intensidad a lo que a eventos se refiere. Una vez definida la locación, nos centramos en el cátering… vamos a usar la modalidad fingerfood o la propuesta es más formal? Tener en cuenta que probablemente tengamos que contratar una barra extra para la recepción de los invitados. Vamos a contratar un show especial? Una banda de música o un maestro de ceremonias? Cómo vamos a ambientar el salón? Tenemos una propuesta creativa que represente a nuestra marca? Va a ser una fiesta temática? Qué podemos sortear cuando sea el final de la fiesta? Hay algún reconocimiento especial para algún empleado?

La planificación, los detalles y el desarrollo integral del evento, son los que van a garantizar el éxito del mismo.

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Como hacer ambientación de fiestas

La ambientación tiene que ver con generar espacios que representen la idea general de un evento para que fluya equilibradamente. Cuando hables con tu event planner acerca de este tema, tené en cuenta los siguientes tips y consejos para que nada falle.

Como hacer ambientación de fiestas

 

Todo empieza en la locación elegida. El salón cuenta con el mobiliario ideal? Hace falta alquilar mesas y sillas? living? Cuenta con un sector al aire libre? El evento es de día o de noche?Existe algún espacio que queramos modificar u ocultar?

Cuando decidimos ambientar, tenemos que evaluar entonces qué sectores de la locación elegida van a ser resaltados y para qué. Si tenemos una recepción, si vamos a crear un espacio para photo opportunity, si vamos a ambientar el acceso al lugar, la mesa dulce, el sector de los regalos o souvenirs, si es una Boda qué tipo de ceremonia es la elegida, si requiere altar o no…

En principio debemos conocer aquellos elementos de los que disponemos para luego evaluar la posibilidad de contratar aquellos que nos hacen falta. Y en este punto es fundamental conocer a los proveedores con quienes estamos trabajando, como así también los costos del traslado de los elementos, la demora en el armado y el desarme, cuánto tiempo antes del evento se puede ingresar y todo detalle que necesitemos para la contratación de ese servicio…

Recolectar toda la información del lugar y conocer todo lo que nos ofrece es lo que nos va a terminar definiendo el plan de ambientación. Sólo resta definir una temática y diagramar un diseño que nos identifique.

Las flores son las grandes aliadas de cualquier ambientación, pero para el armado de las mesas, te aconsejamos que uses arreglos florales bajos para que no obstruyan en la visual de los comensales y que su aroma no sea muy prominente, ya que esto muchas veces interfiere en el sabor de las comidas. Coordinar con el catering la mantelería y la vajilla a utilizar son clave para que todo esté en perfecto equilibrio.

Telas, luces, alfombras, sillones, arcos, flores… un sinfín de elementos para lograr la propuesta. Sólo nos queda decirte que no hay límites a la hora de ambientar, te recomendamos elegir un equipo ambientador creativo, que logre descifrar tus deseos y los lleve a cabo para que ese día, el día D, sólo disfrutes y puedas sorprenderte y admirar los resultados

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